Organisatie 'Data Maand'

Naam opdrachtgever:
Libéma, mijn stagebedrijf.

Opdracht en verantwoordelijkheid daarbinnen:
Organisatie van een 'data maand' binnen Libéma en haar locaties. Het doel hiervan, was het opschonen van de werkstromen van de project- en accountmanagers en het bijwerken/aanvullen van het klantenbestand.

Verloop opdracht:
Ik heb in opdracht van mijn stagebegeleider en mijn stagebedrijf Libéma, een 'data maand' georganiseerd. Dit was nodig omdat de werkstromen van vele projec- en accountmanager was vervuild, met zaken die niet meer doorgingen. Ook de relatiekaarten in het adresbestand, moesten aangevuld worden, om zo beter aan de slag te kunnen met relatiemarketing.

Ontwikkelde competenties:
Plannen & Organiseren

Competentie: Plannen & Organiseren
Situatie
Organisatie van 'data maand'.

Taak
Allereerst was het mijn taak een mail rond te sturen met daarin het verhaal van waarom en waarvoor de 'data maand' moest plaatsvinden. Daarna ben ik aan de slag gegaan met een planning. Hierin moest ik rekening houden met onze eigen werkplanning en de werkplanning van de mensen die kwamen. Per dag 2 personen, de gehele maand december op de dinsdagen en donderdagen.

Aanpak
Ruim een maand van te voren ben ik begonnen met de voorbereidingen. Zoals het sturen van uitnodigingse-mail en het maken van een dagenschema, met daarop wie komt wanneer? en wie begeleidt wie wanneer? Samen met mijn collega's op de sales binnendienst, moesten wij de personen die dagen begeleiden, om ervoor te zorgen dat alles ook goed gebeurde. In het begin had ik niet alle dinsdagen en donderdagen gebruikt, omdat ik rekening moest houden met eventuele afzeggingen, en die kwamen. Maar ik had nog dagen over, om zo mensen een andere dag in te plannen.

Resultaat
Alle project- en accountmanagers zijn geweest en zijn samen met ons kritisch door hun werkstroom en relaties heengegaan. Dit bracht als resultaat dat het systeem nu een stuk opgeruimder en up-to-date is, als voorheen. Om dit zou te houden, gaat deze 'data maand' 2 keer per jaar plaatsvinden.

Terugblik
Het was een leerzame ervaring. Het plannen van de 'data maand' bracht veel verantwoordelijkheid met zich mee. Ik moest elke dag, dat er mensen kwamen, voorbereiding gedaan hebben. Wat staat er hun werkstroom? Hoeveel relaties moeten er gecontroleerd worden? Wat ontbreekt er op de relatiekaart? Uiteindelijk is het systeem van Libéma een stuk efficiënter geworden.