Organisatie 'Data Maand'

Naam opdrachtgever:
Libéma, mijn stagebedrijf.

Opdracht en verantwoordelijkheid daarbinnen:
Organisatie van een 'data maand' binnen Libéma en haar locaties. Het doel hiervan, was het opschonen van de werkstromen van de project- en accountmanagers en het bijwerken/aanvullen van het klantenbestand.

Verloop opdracht:
Ik heb in opdracht van mijn stagebegeleider en mijn stagebedrijf Libéma, een 'data maand' georganiseerd. Dit was nodig omdat de werkstromen van vele projec- en accountmanager was vervuild, met zaken die niet meer doorgingen. Ook de relatiekaarten in het adresbestand, moesten aangevuld worden, om zo beter aan de slag te kunnen met relatiemarketing.

Ontwikkelde competenties:
Plannen & Organiseren

Competentie: Plannen & Organiseren
Situatie
Organisatie van 'data maand'.

Taak
Allereerst was het mijn taak een mail rond te sturen met daarin het verhaal van waarom en waarvoor de 'data maand' moest plaatsvinden. Daarna ben ik aan de slag gegaan met een planning. Hierin moest ik rekening houden met onze eigen werkplanning en de werkplanning van de mensen die kwamen. Per dag 2 personen, de gehele maand december op de dinsdagen en donderdagen.

Aanpak
Ruim een maand van te voren ben ik begonnen met de voorbereidingen. Zoals het sturen van uitnodigingse-mail en het maken van een dagenschema, met daarop wie komt wanneer? en wie begeleidt wie wanneer? Samen met mijn collega's op de sales binnendienst, moesten wij de personen die dagen begeleiden, om ervoor te zorgen dat alles ook goed gebeurde. In het begin had ik niet alle dinsdagen en donderdagen gebruikt, omdat ik rekening moest houden met eventuele afzeggingen, en die kwamen. Maar ik had nog dagen over, om zo mensen een andere dag in te plannen.

Resultaat
Alle project- en accountmanagers zijn geweest en zijn samen met ons kritisch door hun werkstroom en relaties heengegaan. Dit bracht als resultaat dat het systeem nu een stuk opgeruimder en up-to-date is, als voorheen. Om dit zou te houden, gaat deze 'data maand' 2 keer per jaar plaatsvinden.

Terugblik
Het was een leerzame ervaring. Het plannen van de 'data maand' bracht veel verantwoordelijkheid met zich mee. Ik moest elke dag, dat er mensen kwamen, voorbereiding gedaan hebben. Wat staat er hun werkstroom? Hoeveel relaties moeten er gecontroleerd worden? Wat ontbreekt er op de relatiekaart? Uiteindelijk is het systeem van Libéma een stuk efficiënter geworden.

Interviews met experts uit de vrijetijdsbranche

Naam opdrachtgever:
Mijn stagebedrijf Libéma, ten behoeve van mijn stageopdracht.

Opdracht en verantwoordelijkheid daarbinnen:
Voorafgaand aan mijn stageopdracht, heb ik interviews afgenomen met de vestiging- en projectmanagers om het verleden, heden en ontwikkelingen van de locaties helder te krijgen.

Verloop opdracht:
Ik heb bij 6 locaties een interview afgenomen, met de vestigingsmanager en projectmanager (Brabanthallen 's-Hertogenbosch, Ijsselhallen Zwolle, Zeelandhallen Goes, Expo Haarlemmermeer, Omnisport Apeldoorn en Americahal Apeldoorn). Dit heb ik gedaan als voorbereiding op mijn stageopdracht, het schrijven van een adviesrapport, over hoe de regionale sales te verbeteren, van reactief naar proactief.

Ontwikkelde competenties:
Omgevingsbewustzijn en Marktgerichtheid

Competentie: Omgevingsbewustzijn
Situatie
Interviews afnemen met experts uit de vrijetijdsbranche

Taak
Aan de hand een itemlijst interviews afnemen, die voor beide partijen van waarde zijn.

Aanpak
Voorafgaand de interviews heb ik het eigen vakblad van mijn stagebedrijf 'Buitenkans' gelezen, om daardoor informatie van de locaties te weten te komen, zoals het bestaan en de ontwikkelingen. De interviews heb ik daags naar elkaar gepland, om zo eventuele nuttige informatie van het vorige interview mee te nemen naar het volgende. Zo had ik in 2,5 week tijd 6 interviews afgenomen. Tijdens het interviews kwam er veel informatie boven drijven die voor mij nog onbekend was.

Resultaat
Na de interviews was voor mij duidelijk dat de vrijetijdsindustrie, bloot staat aan maatschappelijke invloeden, zoals de recessie die op dit moment heerst. De locaties merken dat kleinere partijen afhaken, vanwege de financiën en dan liever hun personeelsfeest binnenskamers organiseren. De kleine zakelijke markt is dus moeilijk bereikbaar op dit moment.

Terugblik
Na aanleiding van de interviews, heb ik kennis gekregen over de locaties, maar over de vrijetijdsbranche. Dit is zeer nuttig voor het maken van mijn stageopdracht.

Competentie: Marktgerichtheid
Situatie
Interviews afnemen met experts uit de vrijetijdsbranche

Taak
Aan de hand een itemlijst interviews afnemen, die voor beide partijen van waarde zijn. Uiteindelijk de input van de interviews verwerken in mijn stageopdracht.

Aanpak
Ik heb de 6 belangrijkste beurzen & evenementen locaties van Libéma benaderd om een interview af te nemen ten behoeven van mijn stageopdracht. De vestingmanagers en projectmanagers van die locaties, had ik al een aantal keren eerder ontmoet, omdat zij vaak naar het hoofdkantoor in Rosmalen komen (de plek waar ik stage loop). Door regelmatig te e-mailen en te bellen heb ik de contacten met deze personen onderhouden. Tevens heb ik al deze personen toegevoegd aan mijn LinkedIn profiel. Ik heb handige informatie verkregen over de marktontwikkelingen. Zo is de markt in de beurs- en congres behoorlijk aan het verwilderen. Er zijn veel kleinere locaties die zich nu ook gaan aanbieden als evenementlocatie. Iets wat voor concurrentie zorgt, omdat zij de prijzen veel lager kunnen houden ten opzichte van de grotere locaties. Het is dus belangrijk dat de grotere locaties het onderscheidend vermogen nadrukken. Wees orgineel in bepaalde aspecten van het sales proces. Pas bijvoorbeeld de offerte aan op het bedrijf qua layout en kleur.

Resultaat
Door de interviews met die personen, heb ik veel informatie kunnen verkrijgen, die mij gaan helpen bij het maken van mijn stageopdracht. Dankzij hun heb ik ook meer kennis kregen van de markten waar ze actief zijn. Dit is voornamelijk de landelijke markt, omdat daar het meeste geld zit voor de grote beurzen en evenementen.

Terugblik
Na aanleiding van de interviews, zijn de contacten tussen mij en de locaties verbeterd. Ik heb van informatie gekregen. Uiteindelijk gaan zij van mij een adviesrapport krijgen.