Organisatie reünie basisschool

Naam opdrachtgever:
Basisschool 'De Hoeven' uit Beuningen.

Opdracht en verantwoordelijkheid daarbinnen:
Samen met een oud-klasgenoot uit groep 8 had ik het idee bedacht, om 10 jaar na het verlaten van de basisschool, een reünie te organiseren. Het was onze taak deze reünie te laten plaatsvinden en alle oud klasgenoten uit te nodigen voor deze leuke avond.

Verloop opdracht:
Tijdens de zomervakantie heb ik een oud-klasgenoot en tevens vriendin benaderd, om samen met mij de reünie van groep 8 te organiseren. Ze was erg enthousiast en zijn meteen aan de slag gegaan met het verzamelen van adresgegevens, telefoonnummers en e-mailadressen. Als eerste hadden we de mensen gevraagd naar hun interesse in een reünie, dit gaf ons meteen antwoord op de vraag: is er veel animo voor? Er kwamen veel enthousiaste berichten binnen, dat de mensen een reünie erg leuk zouden vinden. Vervolgens zijn we gaan kijken naar een geschikte datum en locatie.

Ontwikkelde competenties:
Creativiteit, Plannen en Organiseren, Probleemanalyse, Omgevingsbewustzijn.

Competentie: Creativiteit
Situatie
Ik heb een reünie georganiseerd voor 40 oud-klasgenoten van groep 8. Ik heb hiervoor samengewerkt met een oud-klasgenootje/vriendin. Op een middag 3 weken voor de reünie zaten we te brainstormen over de invulling van de avond. De mensen hadden erg enthousiast op de reunie georganiseerd, maar uiteindelijk kregen we maar weinig reacties van mensen die daadwerkelijk wilde komen.

Taak
Door vanuit verschillende invalshoeken naar de invulling van de avond te kijken en door een passende oplossing te zoeken voor de weinig aanmeldingen, zorgen dat de reünie doorgaat. Hierbij heb ik gebruik gemaakt van een aantal creatieve processen.

Aanpak
Tijdens de brainstormsessie heb ik verschillende ideeën op tafel gelegd over de invulling van de avond. We hebben hierbij gekeken vanuit twee invalshoeken, namelijk: 1. wat vinden wij zelf leuk? 2. Wat zouden de oud-klasgenoten leuk vinden? Bij het organiseren van een dergelijke reünie moet je rekening houden met beide en met name met de tweede. Want is van belang dat vooral de mensen die moeten komen, het erg naar hun zin hebben. Ik heb voor de oplossing van 'het weinig aanmeldingen probleem' gebruik gemaakt van 3 creatieve processen, namelijk: 1. probleemwaarneming (wat is het probleem nu eigenlijk?) 2. bedenken/zien van een oplossing (het 'aha moment' kregen we vrij snel na het bestuderen van het probleem) en 3. realiseren van de oplossing (het idee omzetten in de oplossing).

Resultaat
De reünie heeft een leuke invulling gekregen doordat we zijn uitgegaan van wat andere zouden willen (een leuke, ontspannen avond, zonder verplichtingen) Uiteindelijk zijn bijna alle oud-klasgenoten naar de reünie gekomen, dankzij het doorlopen van de 3 creatieve processen.

Terugblik
Het was enorm leuk en gezellig om je oud-klasgenoten na 10 jaar weer terug te zien. Vele van hen had ik al jaren niet meer gezien of gesproken. Het was een geslaagde reünie en wellicht over 10 jaar weer eentje, maar dan met partners en kinderen.

Competentie: Plannen en organiseren
Situatie
Helemaal aan het begin heb ik het meest gepland & georganiseerd, samen met mijn vriendin/mede-organisator. Deze opdracht heb ik samen met haar georganiseerd.

Taak
De hoofdtaken waren een planning maken, wanneer wat gedaan moest worden om de reünie mogelijk te maken. Hierin rekening houdende met voorbereiding en onverwachte zaken.

Aanpak
Ruim voordat de reünie daadwerkelijk zou plaatsvinden heb ik tijd gepland, om zo een goede voorbereiding te hebben. Er moest namelijk eerst gekeken worden wie er uitgenodigd moesten worden en waar die mensen nu wonen. Doordat we dit in begin al hadden geregeld, zorgde dit ervoor dat we tussendoor tijd overhielden voor onverwachte zaken. Dit was erg belangrijk. Op deze manier kwamen we niet in de problemen. De taken hebben we onderling verdeeld. Het was mijn taak alle adresgegevens op te zoeken, zodat we de uitnodigingen naar de juiste adressen konden sturen. Hierin had ik rekening gehouden met onvoorziene zaken, bijvoorbeeld als een adres niet te vinden was, dat ik via iemand het adres zou opvragen. Op deze manier heb ik het overzicht behouden. De documenten die we maakte (planning, uitnodiging, reservering zaal etc.) bewaarde we via Dropbox. Hier konden we beide terecht en is het de perfecte manier, om op verzoek van de ander de benodigde informatie snel te vinden. Tussentijds hadden we contact, zodat we indien nodig elkaar konden bijsturen.

Resultaat
Het doel is bereikt. Doordat we alles goed heb gepland en georganiseerd, met name in het begin, is het een leuke reünie geworden. Zowel de oud-klasgenoten, de oud-leraren en wij zelf vonden het een leerzame ervaring.

Terugblik
Het vooraf tijd inplannen voor de voorbereiding en onvoorziene zaken is goed gegaan. Ik heb zelf een planning gemaakt voor het verzamelen van de adressen en rekening gehouden met zaken waarvoor ik noodzakelijk was. Ook dit is goed gegaan. Ik zie geen verbeterpunten.

Competentie: Probleemanalyse
Situatie
Ik heb een reünie georganiseerd voor 40 oud-klasgenoten van groep 8. Ik heb hiervoor samengewerkt met een oud-klasgenootje/vriendin. Na het bekendmaken van de datum kregen we slechts 17 reacties van 40 mensen. Te weinig om de reünie door te laten gaan. Tevens kregen we vlak van te voren te horen dat locatie niet door kon gaan.

Taak
Het was eerst van belang een heldere probleemdefinitie te maken, namelijk: 1. hoe zorgen we ervoor dat mensen zich aanmelden en dat de reünie gewoon kan doorgaan? 2. hoe zorgen we ervoor dat we op korte termijn aan een nieuwe, geschikte locatie komen?
Ik had voor deze problemen verschillende oplossingen ingedachte, maar ik heb eerst voor- en nadelen afgewogen, om zo samen de juiste oplossing te kiezen.

Aanpak
Als eerste was het van belang een probleemdefinitie te maken (wat is een probleem? te weinig aanmeldingen en afmelding van locatie), maar vooral ook te kijken naar hoe we het konden oplossen. Nadat duidelijk was welke problemen we moesten oplossen, ben ik in actie gekomen. Ik had verschillende ideeën bedacht, namelijk: een nieuwe datum prikken, nieuwe uitnodigingen per post ipv per mail versturen, ouders van oud-klasgenoten erbij betrekken. Al deze ideeën hadden verschillende voor- en nadelen. Na overleg met mijn mede-organisator hebben we ervoor gekozen de uitnodiging persoonlijker te maken en deze te versturen per post ipv per e-mail. Dit was een stuk effectiever omdat er nu wel meer reacties binnen kwamen. Tevens heb ik via via nog een nieuwe locatie kunnen regelen.

Resultaat
Door eerst duidelijk te hebben wat het probleem is en hoe deze opgelost kon worden, zijn we met verschillende ideeën gekomen. Uiteindelijk hebben deze oplossingen geleid tot een toename van aanmeldingen.

Terugblik
Ik ben tevreden over hoe de problemen hebben aangepakt. Het gelukkig gelukt, om de reünie te laten plaatsvinden.